Met 4 tools overzicht en inzicht in je informatiestroom

Herkenbaar: je vindt op het web informatie waarvan je denkt ‘dat wil ik bewaren en nog een keer lezen’. Misschien voor straks, later of zelfs steeds weer. Als werkende, HBO studerende, moeder met vier kinderen houd ik overzicht en inzicht in mijn informatiestroom met de volgende 4 (apps) tools.

Evernote: informatie makkelijk en snel verzamelen met webclipper, daarna overal en altijd te gebruiken ook met anderen.
Google producten: gebruik Mail en Agenda voor communicatie, verzamel en deel bestanden met Drive en Foto’s.
Mendeley: opslaan, beheren en delen van (wetenschappelijke) artikelen, boeken en zelfs websites.
Trello: voor projecten van mijzelf of waarbij ik wil/moet samenwerken met anderen.

Ik heb inmiddels een bijna ‘geautomatiseerd systeem’ voor mijn informatiestroom. Hiervoor gebruik ik sowieso drie apparaten: smartphone, tablet en laptop. Per tool moet je rekening houden met de beperkingen zoals: de toegestane hoeveelheid data, aantal apparaten, bewerkingen, integratie met andere systemen en de opties voor samenwerken. Mijn voorwaarde is dat er een app voor is.

Evernote is voor mij inmiddels een plek waar ik meer de persoonlijke items bewaar maar ook mijn teksten voorbereid voor deze website. Denk hierbij aan tips voor vakantie, restaurants, recepten, kleding etc. Bij de gratis versie mag je maximaal maandelijks 60 MB uploaden en het op twee apparaten gebruiken.

Google producten zijn voor mij onmisbaar durf ik wel te bekennen. Ik gebruik Drive maar daar heb je een maximum van gratis 15 GB. Je denkt dat is veel, maar het gaat toch snel wanneer je veel opslaat. Dus beperken tot het hoognodige en werken met meerdere Google accounts en de andere tools. Foto’s daarom opslaan in Goole Foto’s want die rekent geen MB’s. De bestanden voor studie of literatuur voor je werk kun je opslaan in Mendely.

Mendeley vind ik geweldig en is mijn redding voor mijn studie en werk. Hiermee bewaar ik alle interessante bronnen (voor APA stijl) afkomstig van het web zoals wetenschappelijke artikelen maar ook ebooks (epub). Je moet even weten hoe het werkt (alleen dpf’s) en dat systematisch uitvoeren.

Trello is handig en makkelijk om met andere samen te werken maar ook om je eigen taken te organiseren. Bijvoorbeeld voor je blog, vakantie, evenement. Ik gebruik dan altijd de koppeling met Google Drive of werk met hyperlinks. Vooral voor een studie werkt dit zeer inzichtelijk en overzichtelijk.

Ik ben mij bewust van het feit dat bij het gebruik van dit soort tools big data en de privacy elementen een discussiepunt zijn. Het blijft een lastige afweging en er zijn voor- en nadelen. Wees in ieder geval ibewust en kijk daarvoor anders ook eens bij ‘Digtale overheid’.

Wil je ook slimmer, handiger en makkelijker digitaal werken? Neem dan contact met mij op voor een gratis intake.

Photo by Domenico Loia on Unsplash

Plaats een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.